Pessoal, encontrei esse texto e achei muito legal e de
grande importância para quem procura aprender mais sobre gestão
empresarial e busca melhor se profissionalizar, afinal de contas uma das
atitudes vencedoras de um bom profissional é "APRENDO ALGUMA COISA TODOS
OS DIAS"
Escrito por: Hayrton, link da fonte original no final da postagem.
Quando eu escrevi o e-book “Indicadores Empresariais” a minha ideia era
mostrar aos gestores onde os números e os resultados de dois ou mais fatores
estão mostrando, de forma inequívoca, os locais com problemas ou dores nas
empresas. Os indicadores de desempenho devem ser desenvolvidos de cima para
baixo e precisam interligar as estratégias, recursos e processos. A avaliação
da qualidade depende principalmente de um conjunto de indicadores de
desempenho, processos de gestão claramente definidos – onde os indicadores
estão adaptados – e recursos para coletar e propagar os indicadores na
organização.
Tomar decisões acertadas significa conhecer com precisão os fatores que
envolvem a questão, dominar fatos e dados. Para isso, a empresa deve dispor de
um rotineiro sistema de acompanhamento dos fatos e da medição de resultados que
mais interessam a seu negócio. São estes, em sua maior parte, indicadores de
desempenho.
Um sistema de medição bem feito resulta em inúmeros benefícios ao
empresário e à empresa:
- Informações
confiáveis a respeito do que está certo ou errado na empresa;
- Identificação
de pontos estratégicos e priorização de esforços em direção a eles;
- Fornecimento
de base para consenso sobre problemas, procedimentos e soluções;
- Objetividade
da avaliação;
- Possibilidade
de acompanhamento histórico;
- Definições
sobre papéis e responsabilidades;
- Medição
de graus de eficiência e eficácia da empresa.
Os indicadores de desempenho podem ser utilizados para:
- Controle:
as medições ajudam a reduzir as variações, como por exemplo, controle dos
lotes de matéria prima;
- Auto-avaliação:
as medidas podem ser usadas para avaliar quão bem está se comportando o
processo e determinar as melhorias a serem implementadas;
- Melhoria
contínua: as medidas podem ser utilizadas para identificar fontes de
defeitos, tendências de processos e prevenção de defeitos, determinarem a
eficiência e efetividade dos processos, bem como as oportunidades para sua
melhoria;
- Avaliação
administrativa: sem medir não há certeza de que se está agregando valor, e
se está sendo efetivo e eficiente.
As medições podem ser classificadas segundo a finalidade da informação
que fornecem, em:
- Medição
para visibilidade: são medidas para diagnóstico e têm por objetivo
identificar pontos fortes e fracos ou disfunções para que seja possível
propor ações de melhoria. A finalidade principal é demonstrar o desempenho
atual. A avaliação é feita por comparação com dados médios do setor ou
dados semelhantes de concorrentes.
- Medição
para controle: são medições que visam a controlar o desempenho em relação
a um padrão estabelecido. A avaliação é feita comparando-se os resultados
com padrões adotados ou convencionados. Estes padrões constituem médias e
os limites de controle superior e inferior.
- Medições
para melhoria: as medições podem, também, ser utilizadas de modo a
comparar a implantação de uma melhoria em relação á meta estabelecida.
Este tipo de medição visa a identificar as oportunidades de melhoria ou
verificar o impacto das intervenções no processo e podem ser utilizadas
para assegurar a implantação de estratégias. A avaliação é feita
comparando o desempenho da variável medida em relação á meta estabelecida.
A utilização das medidas contribui, efetivamente, para a motivação e
envolvimento das pessoas com a melhoria, pois permite um retorno quanto ao seu
próprio desempenho. Os indicadores de desempenho atuam como instrumento de
planejamento, gerenciamento e mobilização, pois concretizam objetivos,
organizam ações e conferem visibilidade dos resultados alcançados.
Para o sócio diretor da Vecchi Ancona Estratégia e Gestão, Paulo Ancona
Lopez (simone@grupovervi.com.br),
a gestão saudável de uma empresa é obtida através do uso sistêmico de inúmeras
ferramentas que devem trabalhar juntas. “Pegue a caixa de ferramentas do RH,
junte algumas outras que são da área financeira, aproveite aquelas ferramentas
novas da caixa de marketing e por aí afora. Possivelmente isso vai ser bom para
sua empresa, desde que você tenha habilidade suficiente para usar todas elas ao
mesmo tempo, sem, por exemplo, querer furar com um voltímetro, ou aplainar com
uma furadeira. Digamos que não seja muito fácil para um gestor conseguir se
utilizar de tantas ferramentas ao mesmo tempo. Ninguém é capaz de possuir
tantas competências e conhecer a fundo cada um dos processos de trabalho e ao
mesmo tempo ter tempo para analisar, gerenciar e tomar decisões acertadas o
tempo inteiro. Ah, é verdade ! Os sistemas informatizados nos ajudam muito e
eles podem fazer parte do papel dos gestores! Errado. Eles criam as condições
para a gestão, mas não existem soluções viáveis, principalmente para empresas
pequenas e médias, em que um sistema substitua o gestor”, assegura.
Segundo ele, o resumo da ópera pode ser descrito da seguinte forma: você
precisa comandar sua empresa e errar o menos possível (se possível acertar
sempre), para que os resultados apareçam e seu negócio seja competitivo e
rentável. Que tal, então, transformá-lo num gerente de poucos indicadores, em
lugar de gerenciar cada um dos processos e dentro deles, cada uma das pessoas ?
“Para conseguir se transformar no efetivo gestor de sua empresa, será preciso
definir os seus principais processos e desenhá-los ou redesenhá-los sob a forma
de fluxo, descartando todas as atividades supérfluas ou efetivamente
desnecessárias e levando sempre em conta que a satisfação dos clientes é o foco
a ser atingido. O cliente é o foco e tudo que não resulte em resultados é
despesa e por isso deve ser eliminado do processo.
É muito importante, para cada atividade, que a matriz quem, quando, onde
e como esteja totalmente respondida e, por conseguinte, as responsabilidades se
tornem muito claras para todos: executores e gestores. Desenhados os processos,
é preciso verificar quais são os pontos principais destes processos que merecem
ser constantemente verificados e acompanhados. Muito bem: acabamos de definir
os indicadores de desempenho de cada processo. Simples e objetivo. Ancona cita,
como exemplo, um indicador da eficácia de vendas, pode ser a resultante do
número de propostas pelos pedidos realmente fechados. Ou a relação entre o
numero de funcionários da loja pela vendas mensais. E que tal comparar o
resultado de diferentes lojas comparando a metragem quadrada delas pelas
vendas, ou ainda, em uma indústria, a relação de compras do mês sobre o
faturamento.
“Pode parecer que todos usam estes indicadores, mas no mundo real a
maioria das empresas trabalha só por fluxo de caixa: se tem verba compra
estoque, e aí por diante, sem se dar conta de que é necessário analisar
informações de forma sistêmica, para saber como e onde existem possibilidades
de melhorar os resultados. Se trabalharmos só de olho no fluxo, estaremos
agindo a partir de fatos ocorridos, sem tomar nenhuma ação de correção de rumo,
ou seja, ficaremos a vida toda agindo reativamente, sem ter o comando da
situação.O outro lado da moeda nos mostra um gestor analisando gráficos de
resultados históricos, podendo observar para onde caminha a empresa e com todas
as condições de atuar nos pontos nevrálgicos. Com indicadores bem pensados,
responsabilidades claras e acompanhamentos sistêmicos, é possível gerenciar
desde pessoas e seu desempenho, até os resultados financeiros e a eficácia das
estratégias e processos da empresa. Gerenciar sobre fatos e focando metas
transparentes é muito mais simples do que possa parecer, mas para isso é
preciso acreditar que metodologias funcionam mais do que o medo de perder o
poder ou de abrir a empresa para uma forma de atuação onde a base seja a
competência e a responsabilidade de todos”.
E não se esqueça de alguns conceitos importantes:
Indicadores – Aquilo que se quer medir. Indica a situação de um
determinado processo. São variáveis representativas de um processo que permitem
quantificá-lo. São constituídos por duas unidades de medida correlacionadas.
São os referenciais que servem de base para uma tomada de decisão e que visa a
melhoria de um processo.
Processo – conjunto de atividades destinadas a produzir
produtos/serviços desejados pelos clientes, de acordo com uma lógica
preestabelecida e com agregação de valores.
Unidade de Medida – tudo aquilo que se pode contar, mensurar, aferir,
apurar, medir dentro de um processo.
Ex.: 12 maças num saco; 6 estão estragadas, logo 6/12 x 100% = 50%
estão estragadas. Unidades de medidas similares podem obter resultados
percentuais.
Índice – expressão ou resultado numérico de um indicador. Relação entre
medidas.
Exemplo: O carro anda a 50 km/h
Indicador: velocidade
Índice: 50 km/h
Um trabalhador produz 100 blocos por dia
Indicador: produtividade do
trabalhador
Índice: 100 blocos/dia
Cada indicador pode estar associado a vários índices, mesmo que reflitam
aspectos de uma mesma realidade.
Exemplo: Os indicadores de satisfação dos clientes podem estar
associados a:
N° de reclamações/N° de clientes
N° de devoluções/N° de clientes
Tempo médio de atendimento/cliente
Freqüência de compras/cliente
Observação: medições simples não constituem índices
Exemplo: Medições: 20°C, 3 km, 100 blocos, 2 horas, R$ 200,00
Índices: 3 km/h, R$ 200,00/blocos,
100blocos/dia
Meta – é o valor pretendido para o indicador de um produto ou processo,
a ser atingido em determinadas condições, estabelecidas no planejamento.
*TEXTO EXTRAÍDO DO SITE: http://qualidadeonline.wordpress.com/2011/01/02/indicadores-gerenciais-ajudam-os-processos-de-gestao/
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